Cómo negociar en Influencity (para agencias y marcas)

Con esta función, las agencias y las marcas ahora pueden discutir y cerrar colaboraciones con influencers directamente en Casting Calls, sin correos electrónicos, sin hojas de cálculo, sin confusiones.

Cada cambio, oferta y acuerdo permanece vinculado a la campaña para una visibilidad y eficiencia totales.

Habilita las negociaciones en tu Casting Call

 

Tú decides qué partes de tu briefing están abiertas a debate y cuáles son fijas. Esto indica a los creadores exactamente dónde pueden proponer cambios y evita idas y venidas sobre términos que no están sujetos a debate.

 

Paso 1: Abre el creador de Casting Calls

 

 

Ve a Campañas → Casting Calls → Crear nuevo (o duplica uno existente si tienes una plantilla).

 

Paso 2: Revisa cada sección negociable

 

Abre cada sección y establece tus valores predeterminados (lo que propones en primer lugar) y, a continuación, decide si es negociable:

 

Remuneración

 

Honorarios / Divisa / Plazo de pago

 

 

Activa «Negociable» si estás abierto a contraofertas (por ejemplo, el creador puede cambiar la tarifa de 1000 a 1500).

 

Distribución y envío de productos

 

¿Se incluye el producto? ¿Qué SKU? Dirección / método de recogida / plazos

 

 

Activa si los creadores pueden elegir un producto, añadir tallas o cambiar los métodos de entrega.

 

Contenido entregable

 

Formatos (Reel, publicación, corto, historia), recuentos, plazos, puntos de discusión, etiquetas/menciones, divulgación de uso

 

 

Activa esta opción si los creadores pueden eliminar/añadir formatos (por ejemplo, cambiar «Live» por «Reel») o ajustar las fechas.

 

Exclusividad y cumplimiento

 

Restricciones de la competencia, restricciones de categoría, normas de divulgación, notas de seguridad de la marca

 

Activa esta opción solo si eres flexible en cuanto al alcance de la exclusividad o el plazo.

 

Derechos de uso

 

Lista blanca, amplificación de pago, duración, territorios, tipos de medios

 

 

Normalmente no negociable para marcas reguladas; activa esta opción solo si puedes adaptar los derechos o la duración del plazo.

 

Asistencia a eventos

 

Presencial/virtual, fecha/hora, condiciones de viaje

 

 

Activa esta opción si se puede ajustar la asistencia o el horario.

 

 

Paso 3: Activa la opción «Negociable» donde desees flexibilidad

 

Activa el interruptor «Negociable» dentro de cada sección donde los creadores puedan modificar los valores.

 

Lo que ven los creadores:

 

• Los campos negociables aparecen como editables en su página de destino.

 

 

• Los campos no negociables aparecen como de solo lectura con un icono de candado/pin.
  
  

 

 

Paso 4: Deja fijos los elementos no negociables

 

Si un campo está desactivado (no negociable), los creadores no pueden cambiarlo. Tú (la marca/agencia) puedes seguir ajustando los elementos no negociables por creador más tarde desde el modal del acuerdo si es necesario (por ejemplo, excepciones especiales).

 

 

Paso 5: Valida tu configuración antes de publicar

 

Comprueba tus valores predeterminados (tarifas, recuentos, fechas, plazo de derechos). Asegúrate de que los plazos y las horas de los eventos son correctos y, a continuación, confirma que el idioma es el adecuado para su grupo de creadores. Por último, previsualiza la página de destino del creador para verificar qué campos son editables y cuáles están bloqueados.

 

 

Errores comunes que hay que evitar

• Demasiados elementos negociables: si todo es flexible, se invita a la desviación del alcance. Da prioridad a 2-3 áreas negociables.
• Valores predeterminados vagos: «Por determinar» crea confusión; introduce números, fechas y términos concretos.
• Plazos bloqueados con entregables flexibles: si los formatos pueden cambiar, mantén las fechas ligeramente flexibles o especifica un margen.

 

Alineación del equipo

 

Decide internamente quién firma y quién hace una contraoferta antes de publicar.

 

Recuerda que, una vez que aceptes y firmes, el acuerdo pasa a formar parte del registro de la campaña.

 

Revisa y gestiona las ofertas

Una vez que tu convocatoria de casting esté activa y los creadores empiecen a responder, es el momento de gestionar las ofertas. Ve al centro de negociación, donde se realiza un seguimiento transparente de cada contraoferta, cambio y decisión.

 

 

Paso 1: Supervisa el estado de las negociaciones

En el panel de control de la convocatoria de casting, verás ahora un nuevo filtro de estado:

• En negociación: Creadores que han presentado contraofertas.
  
  
• En campaña: Creadores que han aceptado tu propuesta tal cual.
  
  
• Rechazado: Creadores cuyas propuestas han sido descartadas.
  
  

 

 

Cada estado te ayuda a saber al instante en qué punto se encuentra cada posible colaboración, incluso cuando gestionas varias campañas o equipos a la vez.

Paso 2: Abre la propuesta de cada creador

Haz clic en el nombre de un influencer para ver su ventana de acuerdo personalizada. Aquí es donde se desarrolla toda la actividad de negociación en un solo lugar. Verás:

 

 

• Sus valores contrapuestos (por ejemplo, la tarifa ha cambiado de 1000 $ a 1500 $).
  
  
• Qué secciones se han editado (como los entregables o los plazos).
  
  
• Cualquier comentario que hayan añadido para contextualizar o aclarar algo.
  
  

Cada campo editable muestra claramente tu oferta original y la respuesta del creador una al lado de la otra.

 

Paso 3: Elige tu siguiente movimiento

Desde la ventana modal de la propuesta, puedes:

 

 

• Aceptar: Aprobar la contraoferta del creador tal cual. Pasará automáticamente a la siguiente fase y firmará digitalmente.
  
  
• Enviar una nueva oferta: Ajustar tus condiciones o proponer un término medio. Puedes incluir un comentario para aclarar el razonamiento o las expectativas.
  
  
• Descartar: Rechazar la oferta si está fuera del alcance o del presupuesto de tu campaña. El influencer recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico.

Cada decisión actualiza al instante el estado del creador. Todos ven la misma fuente de información.

 

Paso 4: Revisa el historial completo

Todas las negociaciones, desde la primera propuesta hasta la firma final, se registran automáticamente. Puedes ver:

 

• Todas las versiones de las ofertas y contraofertas.
  
  
• Los comentarios intercambiados entre ambas partes.
  
  
• La cronología completa de la actividad, incluyendo quién realizó cada cambio y cuándo.
  
  

Esta transparencia proporciona a tu equipo un registro de auditoría y garantiza que todos (tanto interna como externamente) estén alineados.

Paso 5: Mantente sincronizado con notificaciones en tiempo real

Cada nueva oferta, contraoferta o acuerdo firmado activa notificaciones automáticas por correo electrónico tanto para la marca como para el creador.

 

 

• Las marcas reciben una notificación cada vez que un creador responde, hace una contraoferta o firma.
  
  
• Los creadores reciben una notificación cuando usted acepta, hace una contraoferta o rechaza.

Finalizar el acuerdo

Una vez que ambas partes se ponen de acuerdo en todos los términos, es el momento de oficializarlo. El proceso de finalización en Influencity's Negotiations garantiza que todos los acuerdos se firmen, se almacenen y estén listos para su ejecución.

Paso 1: Firma digital simplificada

Cuando el influencer acepte su última oferta o contraoferta, pasará a la etapa de firma directamente en su página de destino personalizada.

 

• El influencer añade su nombre y la fecha, confirmando que está de acuerdo con los términos de la campaña.
  
  
• Esta firma digital tiene el mismo valor vinculante que un acuerdo escrito y sirve como prueba de consentimiento.
  
  

Paso 2: Revisión y firma de la marca

Una vez que el influencer haya firmado, recibirás una notificación indicando que el acuerdo está listo para tu revisión.

En tu panel de control de Casting Call, verás:

 

 

• El documento firmado por el influencer con su nombre, la fecha y los términos aceptados.
  
  
• Un nuevo botón: «Aceptar y añadir a la campaña».

 

 

Para finalizar el acuerdo:

1. Revisa los términos finales, todas las secciones acordadas estarán bloqueadas.
   
   
2. Añade tu nombre y fecha para firmar digitalmente como representante de la marca o agencia.
   
   
3. Haz clic en «Aceptar y añadir» para incluir oficialmente al influencer en tu campaña.
   
   

Paso 3: Actualización automática del estado

Tan pronto como firme, el sistema actualizará automáticamente el estado del influencer:

 

 

• De: «En negociación»
  
  
• A: «En campaña»
  
  

Este cambio aparecerá en tu panel de control y se tendrá en cuenta en el total de influencers activos de tu campaña.

 

 

También observarás que:

• El acuerdo del influencer se guarda en su perfil y en el historial de la campaña, lo que garantiza una trazabilidad completa.
  
  
• El presupuesto utilizado se actualiza automáticamente en función de la tarifa acordada, lo que le ofrece una visión en tiempo real de la asignación financiera.

 

Paso 4: Mantén un registro transparente

Todos los acuerdos firmados (incluidas todas las versiones de la oferta, los comentarios y las firmas) permanecen almacenados en el historial de tu campaña.

• Puedes acceder al registro completo de la negociación en cualquier momento para realizar revisiones internas, elaborar informes o cumplir con la normativa.
  
  
• Esto también garantiza que todo su equipo, desde los gestores de campaña hasta el departamento financiero, tenga visibilidad sobre quién ha sido aprobado y en qué condiciones.
  
  

Consejos para negociaciones fluidas

• Utiliza condiciones de compensación claras y coherentes.
  
  
• Personaliza las ofertas siempre que sea posible, ya que esto demuestra profesionalidad.
  
  
• Limita las secciones no negociables a lo esencial para mayor flexibilidad.
  
  
• Comprueba regularmente la pestaña de negociación para ver si hay nuevas actualizaciones.