Comment Influencity gère les notifications de campagne : e-mails d'acceptation et de refus automatisés

Lorsque vous acceptez, refusez ou invitez des créateurs dans un Casting Call, Influencity envoie automatiquement le bon e-mail au bon moment. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur la sélection des talents, et non sur la rédaction de messages. Voici la séquence complète et ce que chaque créateur reçoit.

E-mail d'invitation

Scénario : Vous invitez un créateur à postuler (depuis votre IRM, vos listes, profils, influenceurs, propositions, etc.).
E-mail envoyé : « Vous êtes invité ! »
Message clé : Un e-mail personnalisé envoyé en votre nom, invitant l'influenceur à participer à votre Casting Call. Il comprend un résumé du projet et un lien direct pour postuler.

Comme vous pouvez le voir, l'e-mail affiche des jetons de personnalisation, tels que leur nom ou le logo de votre marque.

Comme vous pouvez le constater, l'e-mail affiche des éléments de personnalisation, tels que le nom de l'influenceur ou le logo de votre marque.

Remarque : Les créateurs invités devront tout de même remplir le formulaire de candidature pour être pris en compte dans le projet.

Vérification automatique de l'éligibilité

Scénario : Créateur invité ou ayant postulé — mais ne répondant pas aux exigences minimales.
E-mail envoyé : « Ne correspond pas à ce projet ».
Message clé : Une note cordiale expliquant les critères du projet et les remerciant de leur intérêt. Nous n'utilisons jamais de langage brusque — les créateurs sont encouragés à suivre les opportunités futures.
Avantage : Vos tableaux de bord restent clairs et ne sont pas encombrés par des profils inéligibles.

2. Accusé de réception de la candidature

Une fois qu'un créateur a soumis sa candidature, il verra s'afficher ce message sur son écran. Ce message lui permet de confirmer que sa candidature a bien été reçue.

Remarque : Cette étape vous donne le temps nécessaire pour évaluer les profils tout en maintenant une communication professionnelle.

E-mails de décision

E-mail d'acceptation

Scénario : Vous avez accepté le profil de l'influenceur et vous le voulez dans votre équipe !
E-mail envoyé : « Vous êtes retenu ! »
Message clé : Cet e-mail félicite le créateur, fournit les coordonnées de contact pour le projet, les échéances et les prochaines étapes. Enfin, il confirme qu'il est désormais Dans le projet (In Campaign) sur votre tableau de bord.

Rejet

Scénario : Vous avez décidé de ne pas donner suite avec cet influenceur pour ce projet.
E-mail envoyé : « Merci d'avoir postulé ».
Message clé : Cet e-mail explique poliment que, en raison d'un volume élevé de candidatures, il n'a pas été sélectionné cette fois-ci. Il l'encourage à surveiller les futurs Casting Calls et réaffirme que son effort et son intérêt ont été appréciés.

Important : Une fois qu'un e-mail d'acceptation ou de refus est parti, la décision est définitive et ne peut être annulée — le système verrouille le statut et déclenche l'envoi de l'e-mail immédiatement.

Règle d'une seule candidature

Les créateurs ne peuvent soumettre leur candidature qu'une seule fois par projet. S'ils cliquent à nouveau sur le lien :

Ils verront une notification indiquant que leur candidature est déjà enregistrée.
Cela évite les doublons de données et toute confusion dans le décompte de vos candidats.

Les avantages de l'automatisation

Cohérence : chaque créateur reçoit une réponse personnalisée et conviviale.
Rapidité : les notifications sont envoyées instantanément, aucun suivi manuel n'est nécessaire.
Professionnalisme : la formulation polie permet de maintenir des relations positives.
Clarté : les créateurs savent exactement où ils en sont à chaque étape.