Comment Influencity gère les notifications de campagne : e-mails d'acceptation et de refus automatisés

Découvrez comment notre messagerie automatisée tient les créateurs informés et facilite votre flux de travail, sans e-mails manuels

Lorsque vous acceptez, refusez ou invitez des créateurs dans un casting call depuis votre IRM, Influencity envoie automatiquement le bon e-mail au bon moment, afin que vous puissiez vous concentrer sur la sélection des talents, et non sur la rédaction de messages. Vous trouverez ci-dessous la séquence complète et ce que chaque créateur reçoit.

E-mail d'invitation

 

Scénario : vous invitez un créateur à postuler (à partir de votre IRM, de vos listes, profils, influenceurs, propositions, etc.

E-mail envoyé : « Vous êtes invité !

Message clé : un e-mail personnalisé envoyé en votre nom, invitant l'influenceur à participer à votre casting call. Il comprend un résumé de la campagne et un lien direct pour postuler.

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Comme vous pouvez le constater, l'e-mail affiche des éléments de personnalisation, tels que le nom de l'influenceur ou le logo de votre marque.

 

Remarque : les créateurs invités devront tout de même remplir le formulaire de candidature afin que leur candidature soit prise en compte pour la campagne.

 

Vérification automatique de l'éligibilité

Scénario : invité ou candidat, mais ne répond pas aux exigences minimales

E-mail envoyé : « Ne correspond pas à cette campagne »

Message clé : un message chaleureux expliquant les critères de la campagne et remerciant les candidats pour leur intérêt. Nous n'utilisons jamais de langage agressif : nous encourageons les créateurs à saisir de nouvelles opportunités à l'avenir.

Vous gardez vos tableaux de bord bien organisés en supprimant les profils non éligibles.

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2. Accusé de réception de la candidature

Une fois que le créateur a soumis sa candidature, il voit ce message s'afficher à l'écran. Ce message lui permet de confirmer que sa candidature a bien été reçue.

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Remarque : cette étape vous permet de gagner du temps pour évaluer les candidatures tout en conservant une communication professionnelle.

 

E-mails de décision

E-mail d'acceptation

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Scénario : vous avez accepté le profil de l'influenceur et vous souhaitez le recruter !

E-mail envoyé : « Vous êtes sélectionné ! »

Message clé : cet e-mail félicite le créateur, lui fournit les coordonnées de la campagne, le calendrier et les prochaines étapes. Enfin, il confirme qu'il est désormais en campagne dans votre tableau de bord.

 

Rejet

Scénario : vous avez décidé de ne pas donner suite à la candidature de l'influenceur pour cette campagne.

E-mail envoyé : « Merci pour votre candidature »

Message clé : cet e-mail explique poliment que, en raison du nombre élevé de candidatures, ils n'ont pas été sélectionnés cette fois-ci. Il les encourage à rester à l'affût des prochains casting calls et réitère votre gratitude pour leurs efforts et leur intérêt.

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Important : une fois qu'un e-mail d'acceptation ou de refus a été envoyé, la décision est définitive et ne peut être annulée. Le système verrouille le statut et déclenche immédiatement l'envoi de l'e-mail.

 

Règle d'une seule candidature

Les créateurs ne peuvent soumettre qu'une seule candidature par campagne. S'ils cliquent à nouveau sur le lien :

  • Ils verront un message indiquant que leur candidature a déjà été enregistrée.
  • Cela évite les doublons et toute confusion dans le décompte des candidats.

Les avantages de l'automatisation

  1. Cohérence : chaque créateur reçoit une réponse personnalisée et conviviale.
  2. Rapidité : les notifications sont envoyées instantanément, aucun suivi manuel n'est nécessaire.
  3. Professionnalisme : la formulation polie permet de maintenir des relations positives.
  4. Clarté : les créateurs savent exactement où ils en sont à chaque étape.